Cara Trampil Berkomunikasi Efektif bagi Penyuluh Lapangan

Cara Trampil Berkomunikasi Efektif bagi Penyuluh Lapangan
Cara Trampil Berkomunikasi Efektif bagi Penyuluh Lapangan

Komunikasi merupakan hal yang penting dalam bersosialisasi dilapangan, kebutuhan akan keterampilan dalam berkomunikasi di Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional melalui Direktorat Bina Lini Lapangan memberikan materi seputar cara trampil berkomunikasi di Lapangan bagi Penyuluh Keluarga Berencana.

Cara Trampil Berkomunikasi

Komunikasi efektif adalah pertukaran informasi, ide, perasaan yang menghasilkan perubahan sikap sehingga terjalin sebuah hubungan baik antara pemberi pesan dan penerima pesan. Pengukuran efektivitas dari suatu proses komunikasi dapat dilihat dari tercapainya tujuan si pengirim pesan,

Model Komunikasi David K. Berlo yang terkenal yakni SMCR terdapat unsur-unsur Source, Medium, Channel dan Receiver. Murid Wilbur E. Schramm ini memasukkan berbagai elemen komunikasi sebagaimana yang sudah diungkapkan gurunya seperti source, encoding, message, decoding dan receiver. Berlo memberi penekanan lebih pada komunikasi sebagai sebuah proses. Mengelaborasikan antara pesan dan saluran serta memperluas konsep fidelity atau ketepatan.

Berlo memandang segala sesuatu bisa menjadi pembawa pesan, misalnya saja melalui algoritme yang disalurkan melalui perlengkapan komputer. beberapa energi juga bisa membawa pesan misalnya listrik,udara dan cahaya. Untuk mencapai komunikasi yang efektif komunikan sebaiknya memperhatikan cara dalam menyajikan sebuah pesan, baik secara verbal ataupun nonverbal. Suara yang bagaimana yang paling efektif digunakan dalam berbagai situasi.

Penyuluh KB/ Petugas Lapangan KB

Penyuluh KB/Petugas Lapangan KB merupakan “Ujung Tombak” Program Pembangunan Keluarga, Kependudukan dan Keluarga Berencana atau Program Bangga Kencana. Mereka memiliki peran penting untuk memberikan informasi kepada masyarakat, keluarga maupun mitra-mitra tentang pentingnya Program Bangga Kencana untuk diterapkan dalam sistem keluarga ataupun dalam sistem pembangunan desa dan kelurahan. Harapannya masyarakat atau keluarga serta mitra tidak hanya terpapar dan memahami tentang pentingnya Program Bangga Kencana, namun terjadinya perubahan perilaku yang dapat diukur secara pasti. Itulah indikator dari sebuah komunikasi. Penyuluh KB/Petugas Lapangan KB perlu memahami bahwa peningkatan kapasitas merupakan upaya yang harus dilakukan secara berkelanjutan dan tanpa batas. Kompetensi komunikasi merupakan kompetensi dasar untuk menjalankan tugas sebagai Penyuluh KB/Petugas Lapangan KB. Saya berharap materi ini dapat dijadikan sumber referensi dan menjadi informasi yang bisa ditularkan keseluruh kader Program. Penyuluh KB/Petugas Lapangan KB adalah pembina kader yang punya kewajiban mencerdaskan dan meningkatkan kapasitas para Kader untuk membantu mempercepat capaian program di desa/kelurahan (Hasto Wardoyo)

Kompetensi komunikasi adalah salah satu kompetensi kunci bagi Penyuluh KB/Petugas Lapangan KB untuk dapat menjalankan fungsi pekerjaannya dan berinteraksi dengan masyarakat dan pemangku kepentingan di setiap tingkatan wilayah. Kompetensi komunikasi yang baik akan meningkatkan peluang terciptanya suasana kerja kondusif, profesional, cair dan produktif. BKKBN sebagai instansi pembina Penyuluh KB/Petugas Lapangan KB perlu memperhatikan upaya untuk peningkatan kapasitas kompetensi para tenaga Penyuluh KB/Petugas Lapangan terutama terkait kompetensi komunikasi. Materi Terampil Berkomunikasi Dengan Efektif ini adalah sumber informasi bagi Penyuluh KB/Petugas Lapangan KB untuk belajar secara mandiri untuk meningkatkan kapasitasnya sebagai tenaga penyuluh, tenaga penggerak dan tenaga pelayan Program Bangga Kencana bagi masyarakat, keluarga dan mitra di lini lapangan. Semoga materi ini dapat mempercepat upaya BKKBN dalam meningkatkan kompetensi para tenaga Penyuluh KB/Petugas Lapangan KB dan kepada pihak-pihak yang telah berkontribusi dalam penyusunan buku ini diucapkan terima kasih sebesar-besarnya. (Nofrijal)

Prinsip dasar Komunikasi
Prinsip dasar Komunikasi

Prinsip Dasar Berkomunikasi

Tujuan Komunikasi

Tujuan kita melakukan komunikasi adalah untuk memperoleh informasi itu sendiri, memberikan motivasi, membuat janji, memberikan nasihat, menjual, mengucapkan selamat, menipu dan lainnya.

Penyebab Sulitnya Komunikasi

Walau dilihat mudah, ternyata komunikasi memiliki kesulitan-kesulitan yang disebabkan oleh kurangnya informasi dan pengetahuan, tidak menjelaskan prioritas atau tujuan dengan jelas, tidak mendengarkan, tidak memahami secara penuh dan gagal dalam bertanya, tidak memahami apa yang diperlukan orang lain, tidak berpikir jernih, terlalu cepat mengambil kesimpulan, bad mood dan gagal mencari alternatif.

Dampak Kegagalan dari Komunikasi

Bagi sebagian kalangan berkomunikasi dapat dikatakan gagal dan penyebab kegagalan itu sendiri bisa menyebabkan hilangnya bisnis, kesalahan, pemborosan, penurunan prouktivitas, lemahnya koordinasi dan koorperasi, merusak citra perorangan atau perusahaan, frustasi, permusuhan, ketidak puasan terhadap orang lain, penurunan semangat juang, hilangnya semangat kekompakan, tingginya pergantian pegawai, konflik dan perbedaan pendapat, jatuhnya kepercayaan dan harga diri serta dapat menyebabkan kehilangan persahabatan.

Filter dalam Komunikasi

Memberikan judgement yang terburu-buru, Prejudice, Kurangnya perhatian,Stereotype, Lemahnya kemampuan mendengarkan, Mengabaikan informasi yang bertentangan dengan kepercayaan kita.

Trilogi Komunikasi Yang Efektif

Trilogi Komunikasi pertama: Mutual Respect (saling menghormati)

  1. Pada dasarnya setiap orang memiliki kebutuhan untuk mendapatkan apresiasi dari orang lain.
  2. Tinggi rendahnya kebutuhan apresiasi setiap orang berbeda-beda.
  3. Pemberi informasi selayaknya senantiasa bertindak untuk lebih dulu memberikan apresiasi/penghargaan kepada audiens.

Sisi Positif dari memberikan apresiasi atau menghargai audiens

  1. Audiens akan senang dengan Anda
  2. Audiens akan membuka diri
  3. Audiens akan memberikan respon
  4. Audiens akan sepakat dengan anda
  5. Meluaskan wawasan
  6. Tujuan tercapai

Sisi Negatif dari Keengganan untuk Saling Menghormati:

  1. Komunikasi mampet
  2. Komunikasi tidak jelas
  3. Komunikasi singkat dan
  4. Saling curiga
  5. Saling bersaing
  6. Tujuan tidak tercapai
  7. Hubungan menjadi hambar tanpa kesan

Trilogi Komunikasi kedua: Menerima informasi dengan baik

  1. Terbuka menerima
  2. Memperlihatkan respon yang sesuai (mirror effect)
  3. Mendukung suasana komunikasi
  4. Menghidupkan suasana

Sikap menerima informasi dengan baik:

  1. Sikap tubuh
  2. Pandangan mata
  3. Intonasi suara
  4. Cara merespon
  5. Ikut mendukung suasana terbaik

Trilogi Komunikasi ketiga: Memberikan informasi dengan baik

  1. Bahasa harus sesuai
  2. Perhatikan suara
  3. Perhatikan waktu
  4. Perhatikan kondisi mental

Trilogi Komunikasi ketiga: Memberikan informasi dengan baik

  1. Perhatikan lingkungan
  2. Sesuai dengan tujuan
  3. Memberi ruang dialog

Ciri-ciri Empat Tipe Behavior

Ciri-ciri Empat Tipe Behavior
Ciri-ciri Empat Tipe Behavior

Dominance (Kelihatan sangat sibuk, memberikan kesan tidak mau mendengarkan, menampilkan sikap serius, berpendapat dengan tegas)

Strategi menghadapi Dominance: Hindari basa basi yang berlebihan, mengembangkan hubungan personal yang kuat bukan merupakan prioritas utama untuk dominance person, bertindaklah dengan efisien, disiplin waktu dan terorganisasi dengan baik, berbicaralah secara tegas dan to the point.

Influencing (Kelihatan sangat aktif, senang berbicara/ngobrol, senang membangun relasi secara informal, mengekspresikan pendapat emosional atau perasaan)

Strategi menghadapi Influencing: berusaha menunjukan sikap penuh antusiasme, menghindari pendekatan yang terlalu formal, mengambil waktu untuk memperlihatkan sikap baik dan membangun relasi, serta megambil waktu untuk memperlihatkan sikap baik dan membangun relasi serta jangan menempatkan terlalu banyak penekanan pada fakta dan detil, memelihara kontak mata dengan baik dan menjadi pendengar yang baik.

Steadiness (Memberikan penampilan yang pendian dan menyendiri, mendengarkan orang lain dengan penuh perhatian, membuat keputusan dengan penuh pertimbangan dan sikap hati-hati)

Strategi menghadapi Steadiness: Menyediakan waktu mempelajari tentang hal-hal penting dalam kehidupan individualnya, memberikan jaminan dan dukungan personal untuk pandangan mereka, berupaya untuk membangun kesepakatan dengannya, memberikan waktu kepada mereka untuk memahami penjelasn)

Compliance (Mengontrol ekspresi emosional, memperlihatkan preferensi yang teratur, cenderung mengekspresikan pendapat dengan teratur)

Strategi menghadapi Compliance: Menawarkan pendekatan yang terorganisir dengan baik, gunakan pertanyaan spesifik yang jelas memperlihatkan arah yang jelas, memberikan informasi yang detil dan komperhensif, jangan pernah menekan compliance person untuk membuat keputusan dengan cepat.

Memberikan Informasi yang baik

Untuk menjalin komunikasi yang efektif ada beberapa yang harus dilihat dan dipelajari atau yang dikenal dengan istilah 6 C, yaitu: Clear (dimengerti), Concise (ringkas), Correct (benar), Complete (lengkap), Courteous (sopan) dan Concrete (jelas).

  1. Clear: Gunakan kosakata yang familiar dan kalimat yang singkat, keluarkan hanya satu pendapat dalam kalimat, gunakan kata yang mudah dipahami oleh konsumen.
  2. Concise: Informasi harus menyentuh ke inti dari pesan, berkata secukupnya dan jangan bertele-tele, serta hindari kata-kata dan frase basa basi yang tidak berguna.
  3. Complete: berikan seluruh fakta yang ada dan membahas masalah yang essensial, jawab seluruh pertanyaan dan sebaiknya merencanakan apa yang akan anda katakan.
  4. Courteous: Gunakan kata-kata yang positif dan sopan, dalam berbicara gunakanlah kata-kata “saya mengerti”, “silakan”, “terima kasih”, dan pastikan anda senang mendengar apa yang telah anda katakan.
  5. Correct: pastikan kebenaran fakta yang anda sampaikan, jaga dengan benar nama lawan bicara anda serta berbicaralah dengan membuktikan semua bilangan dan jumlah.
  6. Concrete: Berikan contoh detil yang kongkrit mengenai apa yang dibutuhkan oleh konsumen, berikan ilustrasi dan metafora yang membuat penjelasan anda menjadi lebih konkrit.

Memberikan Informasi dengan Baik

Memberikan inforamsi yang baik dengan menggunakan kata-kata yang tepat, mengesankan dan nyata, Dukung kata-kata anda dengan bantuan secara visual, Berikan ilustrasi yang mudah dipahami, Gunakan “bahasa” yang digunakan orang lain.

Tiga Pilar Komunikasi

Verbal: Pesan yang kita kirim

  1. Pergunakan bahasa yang singkat dan padat, usahakan tidak berbelit-belit
  2. Sesuai dengan tujuan komunikasi
  3. Perhatikan alokasi waktu
  4. Perhatikan kondisi audiens 5.Perhatikan dan sesuaikan dengan respon yang kita inginkan dari audiens

Vokal/suara

  1. Volume (agar sesuai dengan konsisi komunikasi)
  2. Penekanan (penting untuk memunculkan satu pokok pikiran)
  3. Jeda (pemotongan kalimat untuk mempertegas, memisahkan atau juga mengutamakan maksud pikiran utama)
  4. Kontrol suara (parau, hilang suara, gagap, dll)
  5. Artikulasi, bila kita bicara maka ucapkan kata-kata dengan jelas.
  6. Intonasi, sesuaikan pengucapan kata/kalimat sesuai dengan makna/maksud/konteks yang kita inginkan
  7. Aksentuasi, tentu saja tekankan kata/kalimat penting sehingga apa yang anda ucapkan penuh makna.
  8. Nada suara jangan monoton, tentu saja perlu irama yang sesuai.
  9. Kontrol pada kecepatan Anda berbicara, jangan terlalu cepat maupun terlalu lambat.

Visual Ragam visual

  1. Pemanfaatan warna
  2. Pemanfaatan bentuk
  3. Pemanfaatan foto ataupun film
  4. Pemanfaatan grafis
  5. Ingat: gambar berbicara lebih dari 1000 kata-kata

Atur bahasa tubuh (body language)

  1. Gunakan bahasa tubuh dan sikap yang terbuka
  2. Pusatkan perhatian anda secara penuh terhadap orang lain
  3. Sedikit condong ke depan untuk memperlihatkan ketertarikan; sedikit maju ke depan untuk menerapkan penekanan,dan sedikit ke belakang untuk menurunkan penekanan.
  4. Jagalah kontak mata dengan tepat selama presentasi
  5. Respon secara tepat momentum interaksi Anda dengan audiens.
  6. Santailah dan tetap mencoba untuk santai dan membuka komunikasi dengan lebih mudah.

Gerakkan tangan

  1. Jangan dimasukkan kedalam saku
  2. Pergunakan tangan dan lengan Anda untuk menekankan kalimat.
  3. Jaga agar kedua tangan diatas pinggang
  4. Tangan dapat juga dimanfaatkan untuk “menjangkau” audiens

Jaga wajah anda untuk selalu

  1. Sesuai dengan keadaan emosi saat komunikasi berlangsung
  2. Senyum adalah harta tak ternilai dalam komunikasi
  3. Wajah yang terbuka (mata berbinar, senyum, wajah kedepan jangan menunduk ataupun mendongak)
  4. Mengangguk tanda persetujuan

Tips Jitu Komunikasi Personal Yang Efektif

  1. Perlihatkan minat Anda dengan “Kontak Mata” yang baik.
  2. Berikan hadiah berupa “Senyum” terbaik Anda.
  3. Tentu saja Anda harus berikan “Salam dan Sapa” yang hangat.
  4. Selalu siapkan mental “Positif” untuk apapun yang bakal terjadi.
  5. Orang akan senang kalau Anda bisa sebutkan “Nama” mereka.
  6. Ucapkan apresiasi “Terima kasih”

Recommended For You

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.